El método de las 5 S.

JORGE IBÁÑEZ VIZCARRA

El método de las 5 S es una práctica de calidad ideada en Japón referida al mantenimiento del entorno de trabajo por parte de todos. Dicha práctica es realizada en gran parte de instituciones públicas como privadas de todo el mundo con excelentes resultados por su sencillez y efectividad para realizar.

Las 5 S no debe ser entendido como una moda pasajera, sino como una conducta de la vida diaria. Por tanto, es necesario realizar un cambio de mentalidad en las personas involucradas en la organización para evitar su resistencia a la implementación. Por ello, el primer paso consiste en preparar mentalmente a los empleados para que acepten las 5 S antes de dar comienzo a la campaña. Como un aspecto preliminar al esfuerzo de las 5 S, debe asignarse un tiempo para analizar la filosofía implícita de las 5 S y sus beneficios:

1. SIGNIFICADO DE LAS 5 S
El método de las 5 S representa acciones que son principios expresados con cinco palabras japonesas que empiezan con la letra S. Cada palabra tiene un significado que puede variar de acuerdo a la literatura que se analice al respecto pero que en general expresa lo siguiente:
· Seiri (Organización y Clasificación)
· Seiton (Orden)
· Seiso (Limpieza)
· Seiketsu (Sistematizar)
· Shitsuke (Disciplina)

1.1 SEIRI (ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN): Consiste en diferenciar entre elementos necesarios e innecesarios en el lugar de trabajo y descargar estos últimos. Para ello se debe proceder con las siguientes recomendaciones:
· Todo lo que se usa menos de una vez al año se debe desechar (vender, regalar o botar).
· De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes se aparta (por ejemplo, en la sección de archivos, o en el almacén en la fábrica)
· De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos (típicamente en un armario en la oficina, o en una zona de almacenamiento en la fábrica)
· De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por día se deja en el puesto de trabajo.
· De lo que queda, todo lo que se usa menos de una vez por hora está en el puesto de trabajo, al alcance de la mano.
· Y lo que se usa al menos una vez por hora se coloca directamente sobre el personal (lapicero, cinta métrica, etc).

1.2 SEITON (ORDEN): Consiste en clasificar los ítems por uso y disponerlos como corresponde para minimizar el tiempo de búsqueda y el esfuerzo. Para hacer esto, cada ítem debe tener una ubicación, un nombre y un volumen designados. Debe especificarse no sólo la ubicación, sino también el número máximo de ítems que se permite.

Los ítems que se dejan en el lugar de trabajo deben colocarse en el área designada. En otras palabras, cada ítem debe tener su propia ubicación y, viceversa, cada espacio en el lugar de trabajo también debe tener su destino señalado. Las marcas en el piso, paredes o en las estaciones de trabajo indican las ubicaciones apropiadas del trabajo en proceso, herramientas, etc.

Las normas de Seiton son:
· Organizar racionalmente el puesto de trabajo (proximidad, objetos pesados fáciles de coger o sobre un soporte, ...)
· Definir las reglas de ordenamiento
· Hacer obvia la colocación de los objetos
· Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del operario
· Clasificar los objetos por orden de utilización
· Estandarizar los puestos de trabajo

1.3 SEISO (LIMPIEZA): Un aspecto importante en toda empresa es la limpieza de sus instalaciones, tanto las que dan la cara a los consumidores como las líneas de producción. Por ello es necesario limpiar el entorno de trabajo, incluidas las máquinas y herramientas, lo mismo que pisos, paredes y otras áreas del lugar de trabajo. Esto a su vez nos permitirá verificar el estado de las herramientas de trabajo y poder descubrir muchos defectos de funcionamiento. Cuando la máquina está cubierta de aceite, hollín y polvo, es difícil identificar cualquier problema que se pueda estar formando. Sin embargo, mientras se limpia la máquina podemos detectar con facilidad una fuga de aceite, una grieta que se esté formando en la cubierta, o tuercas y tornillos flojos. Una vez reconocidos estos problemas, puede solucionarse con facilidad.

1.4 SEIKETSU (SISTEMATIZAR): Como se ha mencionado antes, el método de las 5 S no es una moda sino un estilo de vida, por lo cual es necesario mantener las tres primeras etapas desarrolladas en forma continua y diaria. En esta parte es necesario un liderazgo de la parte directiva o gerencial de la institución con la intención de diseñar sistemas y procedimientos que aseguren la continuidad de seiri, seiton y seiso. El compromiso, respaldo e involucramiento de la gerencia en las 5 S se vuelve algo esencial. Por ejemplo, los gerentes deben determinar con qué frecuencia se debe llevar a cabo seiri, seiton y seiso, y qué personas deben estar involucradas. Esto debe hacer parte del programa anual de planeación.

1.5 SHITSUKE (DISCIPLINA): La adopción como parte de un estilo de vida de las 5 S hará que las personas que continuamente practican seiri, seiton, seiso y seiketsu, adquieran autodisciplina. De tal forma que se puede considerar como una filosofía, una forma de vida en nuestro trabajo diario. En esta etapa final, la gerencia debe haber establecido los estándares para cada paso de las 5 S, y asegurarse de que se esté siguiendo dichos estándares. Los estándares deben abarcar formas de evaluar el progreso en cada uno de los cinco pasos.

2. RELACIÓN DE LAS 5 S CON EL DECÁLOGO DEL DESARROLLO

Los principios descritos tienen estrecha relación con el Decálogo del Desarrollo, siendo su aplicación en la rutina diaria una forma de vida que permita a los emprendedores colaborar con el desarrollo del país, sin importar la ideología partidaria.

Ello se puede hacer desarrollando actitudes, valores o compromisos a seguir, que puedan originar la mejora de nuestras potencialidades que nos lleven a no necesitar de tener la riqueza alrededor, sino de ser nosotros mismos capaces de generarla aprovechando para ello todas nuestras capacidades y potencialidades.

Esas características, hábitos o principios que los habitantes de la gran mayoría de los países desarrollados tienen y los cuales no son practicados en su vida diaria por la población en los países subdesarrollados, son descritos en los principios del Decálogo del Desarrollo, estando muy relacionado con la filosofía de las 5 S.

3. APLICACIÓN DE LAS 5 S EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Resulta conveniente resaltar que el método de las 5 S no es solo aplicable en la empresa privada, pudiendo ser de mucha utilidad su implantación en la administración pública. ¿Cuántos de nosotros hemos sufrido por demoras de trámites o pérdida de documentos en alguna institución pública?

El principal problema es la falta de hábito para mantener una política dentro de una institución que muchas veces cuenta con alta rotación de funcionarios, en la cual no se institucionalizan las buenas prácticas y por lo cual no hay un registro de las acciones que se llevan a cabo para la mejora de la administración.

Es común ver ahora el gran incremento de proyectos institucionales en las diferentes instituciones públicas por el cual se renueva el mobiliario y equipo tecnológico dentro de las oficinas, sin embargo, el no contar con los hábitos adecuados puede generar que en muy poco tiempo las oficinas se vean nuevamente recargadas de papeles en las oficinas que muchas veces no generan ningún nuevo valor o aporte al procedimiento.

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

· Hay muchos paradigmas que vencer para la correcta implementación del método de las 5 S, uno de ello es la resistencia del personal a realizar la limpieza de su área de trabajo. Muchos dirán que llevan años trabajando y para iniciar la etapa de limpieza, es necesario que venga el personal encargado de dicha labor para que el personal administrativo pueda guiarlos en las labores. Esta actitud tiene que cambiar cuando los trabajadores empiezan a comprender la importancia del orden y la limpieza dentro de su ambiente de trabajo, necesario para mejorar la calidad y productividad de sus labores.
· Se logrará mayor espacio en los lugares de trabajo con lo cual habrá una mejor imagen ante los contribuyentes o público en general que asista a las oficinas.
· Los gerentes deben ser los líderes del cambio en la administración pública, para lo cual deben estar preparados para poder iniciar y guiar el cambio dentro de su área, fomentando la aplicación de las 5 S.